Times of uncertainty
Guide to overcome in your company.
In business, changes must be frequent. But when your company is faced with exceptional events, it is the leaders who must analyze and determine the tools, processes, and, above all, the strategies that will help the team to face these sudden changes.
In times of uncertainty, running a business should be an analytical process focused on agility and control. You need to know the cash flow, accounts receivable, inventory, internal processes, projects in development, and more; but you also need advice, support, and a grounded approach to the future. With so many decisions to make, you need the right analyses in the briefest time possible.
Although not all companies get approached in the same way, in this guide we delineate a certain number of actions that leaders can take, we recommend that you ask these three simple questions:
What do I see in the company?
What do I control in the company?
How agile are we to face changes?
Balance of the position of your company
The immediate drop in business processes directly affects the cash flow in our company, unless you have reserves, liquidity can become a headache especially in small companies, it is essential to estimate when cash will be needed to maintain operations, trying to forecast how long it will take to resume normal operations.
With financial information in your eyes, it will be necessary to know which suppliers are willing to work with you during the crisis and who will be able to help mitigate it; decreasing, extending, or deferring payments.
Balance Situation Checklist:
- A balance sheet of financial records (accounts receivable) to know what liquidity is available.
- Debts (Accounts payable) from highest to lowest relevance.
- Short-term needs (Improvements that may affect liquidity)
- Carry out a simulation based on possible scenarios of loss or interruption of your earnings.
Control of the situation
It is necessary to know in detail how your company works. Most companies work with a rhythm of between 6 and 12 months in which they manage their plans or strategies, but in times of uncertainty, it is necessary to put the “long term” aside and handle immediate strategies with a short-term response ( pay salaries, reduce costs, maintain liquidity, and others).
Communication in times of crisis is complex, so the clearer you have your goals and objectives, the more peace of mind you transfer to your team and the more effective you will achieve in it. When you manage a crisis there is no room for inefficiency and manual tasks must be focused on improving cash flow to improve in the long term.
Checklist de procesos:
- Emergency plan tactics with not exceeding 45 days. Must have a variety of scenarios.
- Evaluate different scenarios How will we finance the operations? What priorities will have to improve?
- El presupuesto, asegurarse que no estemos “gastando” en iniciativas innecesarias.
- Realizar un simulacro basado en posibles escenarios de pérdida o interrupción de tus ganancias.
- Identificar fuentes de efectivo.
- Empieza a trabajar sobre los plazos de pago con los proveedores y otras cuentas a pagar para maximizar el efectivo disponible.
- Controles financieros ¿Qué pagos se pueden controlar? ¿Podemos conciliar con las entidades bancarias?
Rendimiento de la empresa
Debemos supervisar los indicadores de rendimientos claves, no hay que olvidar que no podemos administrar lo que no podemos medir y esto es indispensable en momentos de incertidumbre económica.
Los KPI (Indicadores de Rendimiento Clave) ayudan a los lideres a determinar los niveles de rendimiento de la empresa y los ajustes que se puedan realizar. Los informes tempranos ayudarán a la empresa a recibir una valiosa advertencia a posibles irregularidades en el rendimiento y así dar soluciones rápidas y en tiempo real.
Checklist de rendimiento:
- Periodo Promedio de Cobro: Entre menor sea el tiempo en el que tus clientes tardan en pagar sus facturas será mucho mejor para el control de la economía de tu empresa. Aunque en tiempo de crisis algunos clientes podrán fallar en esto, debes identificarlos para manejar estos atrasos con rapidez.
- En lo relacionado con la manufactura, la mayoría de las veces trabajamos con un planning de “x” ciclos, pero si tu empresa maneja un producto indispensable en momento de crisis, tus clientes seguramente querrán éste en el instante. Reduce esos ciclos y permite que el periodo de entrega sea mas corto, esto aumentará la satisfacción del cliente y por ende el flujo de caja.
- El Tiempo de Cierre Mensual deberá pasar a ser semanal o diario, esto le permitirá a tu equipo financiero tener visibilidad sobre las ganancias, pérdidas y otros análisis que puedan ayudar a conocer tu posición actual.
- El presupuesto, asegurarse que no estemos “gastando” en iniciativas innecesarias.
- Otros KPI que aumentan su importancia crítica durante una crisis son: el margen bruto, la satisfacción del cliente y los costos generales y administrativos como porcentaje de los ingresos.
El equipo
Los eventos críticos pueden reducir la productividad de tus empleados, la incertidumbre del ¿qué pasará? Será una constante en sus pensamientos. Una comunicación directa que aborde estos temas de manera amable, esperanzadora y comprometida ayudará al buen manejo de la crisis.
Permite que los empleados conozcan lo que está pasando y como se está actuando frente a esto. Evita a toda costa perder miembros ya que hará más difícil alcanzar el éxito cuando la situación se aproxime a la normalidad.
Checklist del Equipo:
- Si es necesario recortar costos de personal, considera estrategias para reducir horas de trabajo u ofrecer licencias no remuneradas en lugar de despedir. Algunas empresas reducen temporalmente los salarios intentando que el de los trabajadores de sueldos menores tengan una reducción menor que los ejecutivos.
- Considera programas de gobiernos locales o del estado para estabilizar el desempleo, trabajos por horas o por días, estos trabajadores podrán recibir beneficios de desempleo y así evitar los despidos masivos.
- Si necesitas despedir trabajadores para mantener la viabilidad de la empresa, determina si puedes proporcionar algún apoyo y asegúrate de cumplir con las leyes del estado/provincia y nacionales.
Agilidad ¿Qué podemos cambiar?
Las crisis son desafiantes pero no duran para siempre, al final todo volverá a la normalidad. Algunas empresas luchan por mantener con vida mientras que otras terminan mucho mejor posicionadas de lo que estaban antes y con oportunidad de crecimiento.
El manejo de la creatividad será indispensable para afrontar las crisis, después de que hayas manejado tus problemas de corto plazo deberás pensar como posicionar la empresa con tus condiciones económicas. Los líderes que logren enfocar su capacidad e inteligencia y que implementen ideas innovadoras en sus productos y servicios saldrán muy bien librados de la crisis. Aunque los proveedores posiblemente estén mas dispuestos a bajar sus precios es vital que los líderes calculen cuidadosamente sus inversiones y piensen enfáticamente en la recuperación de lo invertido.
Checklist de agilidad:
- Considera escuchar las ideas de innovación de tu equipo, finalmente ellos conocen mejor a los clientes.
- Capacita a tus empleados en las áreas en las que se tuvo desafíos en meses pasados.
- Mejora tus servicios o productos, ofrece contenido extra o realiza paquetes combinados pensando en que se podrán seguir usando una vez pase la crisis.
- Repiensa tus estrategias de precio. La táctica clásica de establecer un ingreso marginal igual al costo marginal (MR = MC) sigue funcionando en algunos casos, cómo podrías empaquetar componentes durables gratuitos con consumibles por suscripción
- Analiza en qué nuevos mercados o mercados no atendidos podrías ingresar.
- Aumenta la diversidad en tus proveedores
- Habla con tu equipo de tecnología y operaciones ¿Qué proyectos a largo plazo y que requieren mucho capital se pueden aplazar? De esta forma enfocarás tu capital a labores de servicio inmediata.
- Mejora tus servicios o productos, ofrece contenido extra o realiza paquetes combinados pensando en que se podrán seguir usando una vez pase la crisis.
En resumen
Todas las crisis importantes llevarán a cambios a corto y largo plazo, mantener el control y observar el panorama con mucha atención será el rol principal del líder. Escuchar a tus empleados, proveedores, clientes y accionistas será necesario para poder comunicarte de forma honesta. Pensar diferente te ayudará a alcanzar en éxito con mayor eficacia, deberás comprender las necesidades de tus clientes, esto te ayudará a enfrentar los nuevos escenarios y así superar la crisis.
De la mano Oracle – NetSuite, te ayudaremos a reducir la incertidumbre en tiempo de crisis, así mismo proporcionaremos visibilidad y control en tiempo real para tus finanzas, proyectos, inventarios y proveedores. Con información precisa y útil podrás tomar decisiones inteligentes, con confianza y determinación para llegar al éxito.