Tiempos de incertidumbre. Guía para superarlos en tu empresa.
En los negocios los cambios deben ser constantes, pero cuando nos enfrentamos a eventos excepcionales, son los líderes quienes deben analizar y determinar las herramientas, procesos y, sobre todo, las estrategias que ayudarán al equipo a afrontar estos cambios repentinos.
En tiempos de incertidumbre, dirigir una empresa debe ser un proceso analítico enfocado en la agilidad y el control de ésta. Necesitas conocer el flujo de caja, las cuentas por cobrar, inventario, procesos internos, proyectos en desarrollo y más; pero también necesitas asesoramiento, apoyo y un enfoque aterrizado hacia el futuro. Con tantas decisiones por tomar, necesitas las medidas correctas en el menor tiempo posible.
Aunque no todas las empresas están enfocadas de la misma manera, en esta guía delimitamos cierta cantidad de acciones que los lideres pueden tomar pero que no han reconocido de forma exacta, en Oracle – NetSuite recomendamos que realicen estas tres simples preguntas:
¿Qué veo en la empresa?
¿Qué controlo en la empresa?
¿Qué tan agiles somos para afrontar cambios?
Balance de la situación de tu empresa
La caída inmediata de los procesos empresariales afecta directamente el flujo de caja en nuestra empresa, a menos que tengas reservas, la liquidez puede convertirse en un dolor de cabeza sobre todo en pequeñas empresas, en este caso, es indispensable realizar un estimado de cuando efectivo se necesitará para mantener las operaciones, intentando pronosticar cuánto tardaremos en reanudar las operaciones normales Con la información financiera en la mesa será necesario conocer qué proveedores están dispuestos a trabajar contigo durante la crisis y quiénes podrán ayudar a mitigar ésta; disminuyendo, extendiendo o difiriendo los pagos.
Con la información financiera en la mesa será necesario conocer qué proveedores están dispuestos a trabajar contigo durante la crisis y quiénes podrán ayudar a mitigar ésta; disminuyendo, extendiendo o difiriendo los pagos.
Checklist del Balance de la Situación:
- Balance general de los estados financieros (cuentas por cobrar) con el fin de entender con qué liquidez se cuenta.
- Obligaciones (Cuentas por pagar) de mayor a menor relevancia.
- Necesidades a corto plazo (Mejoras que pueden afectar la liquidez)
- Realizar un simulacro basado en posibles escenarios de pérdida o interrupción de tus ganancias.
Control de la situación
Es necesario conocer a detalle cómo funciona nuestra empresa. La mayoría de las empresas funcionan con un ritmo de entre 6 y 12 meses en los cuales gestionan sus planes o estrategias, pero en momento de incertidumbre es necesario dejar a un lado el “largo plazo” y manejar estrategias inmediatas con respuesta a corto plazo (pagar sueldos, reducir costos, mantener la liquidez, etc).
La comunicación en tiempos de crisis es complicada, por eso mientras más claras tengas tus metas y objetivos, más tranquilidad traspasas a tu equipo y más efectividad conseguirás en éste. Cuando administras unas crisis no hay campo para la ineficiencia y las tareas manuales deberán estar enfocadas a mejorar el flujo de caja para poder mejorar a largo plazo.
Checklist de procesos:
- Planeamiento de estrategias de contingencia no superiores a 45 días, con variedad de suposiciones de escenario.
- Evalúa diferentes escenarios ¿Cómo financiaremos las operaciones? ¿Qué prioridades deberán cambiar?
- El presupuesto, asegurarse que no estemos “gastando” en iniciativas innecesarias.
- Realizar un simulacro basado en posibles escenarios de pérdida o interrupción de tus ganancias.
- Identificar fuentes de efectivo.
- Empieza a trabajar sobre los plazos de pago con los proveedores y otras cuentas a pagar para maximizar el efectivo disponible.
- Controles financieros ¿Qué pagos se pueden controlar? ¿Podemos conciliar con las entidades bancarias?
Rendimiento de la empresa
Debemos supervisar los indicadores de rendimientos claves, no hay que olvidar que no podemos administrar lo que no podemos medir y esto es indispensable en momentos de incertidumbre económica.
Los KPI (Indicadores de Rendimiento Clave) ayudan a los lideres a determinar los niveles de rendimiento de la empresa y los ajustes que se puedan realizar. Los informes tempranos ayudarán a la empresa a recibir una valiosa advertencia a posibles irregularidades en el rendimiento y así dar soluciones rápidas y en tiempo real.
Checklist de rendimiento:
- Periodo Promedio de Cobro: Entre menor sea el tiempo en el que tus clientes tardan en pagar sus facturas será mucho mejor para el control de la economía de tu empresa. Aunque en tiempo de crisis algunos clientes podrán fallar en esto, debes identificarlos para manejar estos atrasos con rapidez.
- En lo relacionado con la manufactura, la mayoría de las veces trabajamos con un planning de “x” ciclos, pero si tu empresa maneja un producto indispensable en momento de crisis, tus clientes seguramente querrán éste en el instante. Reduce esos ciclos y permite que el periodo de entrega sea mas corto, esto aumentará la satisfacción del cliente y por ende el flujo de caja.
- El Tiempo de Cierre Mensual deberá pasar a ser semanal o diario, esto le permitirá a tu equipo financiero tener visibilidad sobre las ganancias, pérdidas y otros análisis que puedan ayudar a conocer tu posición actual.
- El presupuesto, asegurarse que no estemos “gastando” en iniciativas innecesarias.
- Otros KPI que aumentan su importancia crítica durante una crisis son: el margen bruto, la satisfacción del cliente y los costos generales y administrativos como porcentaje de los ingresos.
El equipo
Los eventos críticos pueden reducir la productividad de tus empleados, la incertidumbre del ¿qué pasará? Será una constante en sus pensamientos. Una comunicación directa que aborde estos temas de manera amable, esperanzadora y comprometida ayudará al buen manejo de la crisis.
Permite que los empleados conozcan lo que está pasando y como se está actuando frente a esto. Evita a toda costa perder miembros ya que hará más difícil alcanzar el éxito cuando la situación se aproxime a la normalidad.
Checklist del Equipo:
- Si es necesario recortar costos de personal, considera estrategias para reducir horas de trabajo u ofrecer licencias no remuneradas en lugar de despedir. Algunas empresas reducen temporalmente los salarios intentando que el de los trabajadores de sueldos menores tengan una reducción menor que los ejecutivos.
- Considera programas de gobiernos locales o del estado para estabilizar el desempleo, trabajos por horas o por días, estos trabajadores podrán recibir beneficios de desempleo y así evitar los despidos masivos.
- Si necesitas despedir trabajadores para mantener la viabilidad de la empresa, determina si puedes proporcionar algún apoyo y asegúrate de cumplir con las leyes del estado/provincia y nacionales.
Agilidad ¿Qué podemos cambiar?
Las crisis son desafiantes pero no duran para siempre, al final todo volverá a la normalidad. Algunas empresas luchan por mantener con vida mientras que otras terminan mucho mejor posicionadas de lo que estaban antes y con oportunidad de crecimiento.
El manejo de la creatividad será indispensable para afrontar las crisis, después de que hayas manejado tus problemas de corto plazo deberás pensar como posicionar la empresa con tus condiciones económicas. Los líderes que logren enfocar su capacidad e inteligencia y que implementen ideas innovadoras en sus productos y servicios saldrán muy bien librados de la crisis. Aunque los proveedores posiblemente estén mas dispuestos a bajar sus precios es vital que los líderes calculen cuidadosamente sus inversiones y piensen enfáticamente en la recuperación de lo invertido.
Checklist de agilidad:
- Considera escuchar las ideas de innovación de tu equipo, finalmente ellos conocen mejor a los clientes.
- Capacita a tus empleados en las áreas en las que se tuvo desafíos en meses pasados.
- Mejora tus servicios o productos, ofrece contenido extra o realiza paquetes combinados pensando en que se podrán seguir usando una vez pase la crisis.
- Repiensa tus estrategias de precio. La táctica clásica de establecer un ingreso marginal igual al costo marginal (MR = MC) sigue funcionando en algunos casos, cómo podrías empaquetar componentes durables gratuitos con consumibles por suscripción
- Analiza en qué nuevos mercados o mercados no atendidos podrías ingresar.
- Aumenta la diversidad en tus proveedores
- Habla con tu equipo de tecnología y operaciones ¿Qué proyectos a largo plazo y que requieren mucho capital se pueden aplazar? De esta forma enfocarás tu capital a labores de servicio inmediata.
- Mejora tus servicios o productos, ofrece contenido extra o realiza paquetes combinados pensando en que se podrán seguir usando una vez pase la crisis.
En resumen
Todas las crisis importantes llevarán a cambios a corto y largo plazo, mantener el control y observar el panorama con mucha atención será el rol principal del líder. Escuchar a tus empleados, proveedores, clientes y accionistas será necesario para poder comunicarte de forma honesta. Pensar diferente te ayudará a alcanzar en éxito con mayor eficacia, deberás comprender las necesidades de tus clientes, esto te ayudará a enfrentar los nuevos escenarios y así superar la crisis.
De la mano Oracle – NetSuite, te ayudaremos a reducir la incertidumbre en tiempo de crisis, así mismo proporcionaremos visibilidad y control en tiempo real para tus finanzas, proyectos, inventarios y proveedores. Con información precisa y útil podrás tomar decisiones inteligentes, con confianza y determinación para llegar al éxito.